چرا کنفرانس برگزار می کنیم؟
کنفرانس‌ها برای حل مشکلات پیش آمده یا بحث راجع به موضوعی خاص و یا معرفی محصول و روند پیشروی یا مذاکرات انجام می شود.جلسات عموماً تشکیل شده از افراد تصمیم گیرنده و کارشناسان و … .
چگونه می توانیم کنفرانس‌ها را ارتقاء دهیم؟
برای جواب به این سؤال باید انواع تشکیل کنفرانس را بشناسیم و با نکات مثبت و منفی آنها آشنایی باشیم.اکثر جلسات به صورت حضوری، تصویری و تلفنی تشکیل می شوند که در ادامه با آنها آشنا می شویم.
جلسه‌های حضوری
جلسات حضوری اکثر جلسات جامعه امروزی را تشکیل می دهد که در این نوع تشکیل کنفرانس افراد در یک مکان مشخص جمع شده و به بررسی موضوع می پردازند. این نوع جلسات به دلیل حضور فیزیکی افراد و شرایط مختلف می توانند تأثیر گزاری داشته باشند و در هر برنامه و مجموعه جلساتی حداقل یک جلسه حضوری تشکیل می شود همچنین از دیگر نکات مثبت این نوع جلسات عدم وجود محدودیت در آنهاست بدین معنا که تعداد افراد حاظر در جلسه بستگی به حضور افراد وتعداد صندلی موجود در سالن کنفرانس دارد.
اما از نکات منفی این کنفرانس‌ها نیاز به جابه جایی برای حضور در جلسه است که ممکن است حتّی با پیشبینی اشتباه ترافیک دیر به کنفرانس خود برسید و یا اصلاً به جلسه خود نرسید. این مشکل وقتی برای تشکیل جلسه نیاز است تا از شهری به شهر دیگری سفر کنیم بدتر نیز می شود، زیرا ممکن است که از پرواز خود جا بمانید و یا به دلیل مناسب نبودن جو هوایی پرواز شما کنسل شود.
همچنین تشکیل ان نوع جلسات دارای هزینه های بالایی نیز هستند بدین صورت که برای تشکیل جلسه معمولاً نیاز به اجاره اتاق کنفرانسی با ظرفیت کافی است و برای تشکیل جلسه اگر نیاز به سفر به شهر دیگری باشد هزینه های بلیط های هواپیما و هتل نیز به آنها اضافه می‌شوند.
جلسات تلفنی
در این نوع جلسات افراد از محل استقرار خود با کمک تلفن با یک دیگر ارتباط بر قرار می کنند و مسائل مختلف را به اشتراک می گذارند. از نکات مثبت این روش می توان به سادگی نوع ارتباط و امکان تماس از هرجایی را نام برد که برای تشکیل جلسه فقط نیاز به یک تلفن دارید و حتّی با کمک تلفن همراهتان می توانید در حال حرکت در جلسه خود شرکت کنید. از این روش می توان برای استفاده از افراد غایب در جلسه های حضوری تا رسیدن آنها به جلسه نیز استفاده کرد.
از نکات منفی این نوع از کنفرانس‌ها می توان به محدودیت تعداد افراد حاضر در کنفرانس به صورت همزمان نام برد که ممکن است باعث نادیده گرفته شدن نظرات برخی افراد شود و تأثیرگذاری کم این نوع از جلسات و امکان به وجود آمدن مشکلاتی مانند قطعی و عدم دسترسی به فرد مورد نظر می توان نام برد.
ویدیو کنفرانس (سیستم های موجود در کشور)
این نوع جلسات ارتباط تصویری بین افراد وجود دارد که می توان در آن به نمایش یک محصول پرداخت، علاوه بر آن به توجه به ارتباط تصویری حس یک کنفرانس حضوری به افراد القا می کند که باعث بالا رفتن بازدهی و تأثیر این نوع از جلسات می شود.
از دیگر نکات مثبت این جلسات می توان به عدم نیاز به جابه جایی وسفر برای تشکیل این نوع از جلسات نام برد که باعث کاهش هزینه های مجموعه و زمان تلف شده برای تشکیل جلسه می شود.
از نقاط ضعف این سیستم های سنتی می توان به گرانی تجهیزات آنها اشاره کرد که نیاز به پرداخت هزینه ای سرسام آور دارد و مکان بسیارزیادی را برای سرور و تجهیزات مورد نیاز خود اشغال می کند.
علاوه بر هزینه های خرید بالا، این نوع از دستگاه ها هزینه های زیاد نگهداری و پشتیبانی و همچنین متخصص را به همراه دارند.
این نوع از ویدیو کنفرانس های سنتی به دلیل قدیمی بودن تکنولوژی آن ها قابلیت دریافت و ارائه کیفیت خوبی را ندارند، تصویر آنها کیفیت مطلوبی را ارائه نمی دهند و زاویه دید کم آنها قابلیت پوشش همه ی افراد حاضر در جلسه را به صورت کامل ندارند و ممکن است که قابلیت کار کردن با برنامه های به روز را نداشته باشند.
جلسات در سراسر جهان به روش های مختلفی انجام می شوند و هر کدام از آنها نکات مثبت و منفی و هزینه هایی را به دنبال دارند امّا هدف این است که بتوانیم روشی را برگزینیم تا برای ما به صرفه تر از بقیه روش ها باشد و مارا به هدف خود برسانند.
شرکت اسپیرو نماینده رسمی و انحصاری عرضه و خدمات لاجیتک در ایران.
